Ověřování listin v ČR pro jejich použití v cizině

Posted: 6. Říjen 2011 in Ověřování listin
Tags:

Má-li být v cizím státě uznána veřejná listina, kterou vydal nebo ověřil v rámci své pravomoci a působnosti orgán ČR, nebo která byla před ním podepsána (dále „listina“), je ve většině států nutné, aby tato listina byla tzv. superlegalizována. Výjimky
z povinnosti superlegalizace vyplývají z Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin – dále „Úmluva o Apostile“ (viz níže bod IV), a z některých dvoustranných mezinárodní smluv o právní pomoci (viz níže bod V).

Smyslem superlegalizace i Apostily je věrohodně prokázat skutečnost, že listina byla vydána nebo ověřena určitým justičním nebo správním orgánem ČR anebo před ním podepsána. Ověřuje se tedy pravost úředního razítka a podpisu na listině, nikoliv obsah listiny samotné.

Tímto způsobem se ověřují pouze veřejné listiny (např. výpis z obchodního či živnostenského rejstříku, notářsky ověřené kopie, notářské doložky úředně ověřující podpis určité osoby, apod.). Neověřují se tak soukromé listiny (mezi ně patří např.
i obyčejná, tj. neověřená kopie veřejné listiny; plná moc, na níž nebyl úředně ověřen podpis osob, apod.).

Správní poplatek Za ověření listiny se na Ministerstvu spravedlnosti ČR vybírají správní poplatky:

1) za APOSTILNÍ DOLOŽKU (APOSTILU) ve výši 100,- Kč ve formě kolku (jeden kolek za ověření jednoho razítka).

2) za vyšší ověření listin ve výši 30,- Kč ve formě kolku (jeden kolek za ověření jednoho razítka).

Pozn: Pokud jsou na jedné listině ověřovací doložky např. dvou notářů vztahující se k podpisům dvou odlišných osob, jsou potřeba 2 kolky. Pokud jsou však na jedné listině dvě ověřovací doložky od stejného notáře vztahující se k podpisům dvou odlišných osob, postačí 1 kolek.

Kolky lze získat například na poště nebo jiném místě, kde se prodávají známky (některé trafiky). Upozorňujeme, že kolky nelze získat na Ministerstvu spravedlnosti ČR!

 
Obsah

I. Postup ověřování na Ministerstvu spravedlnosti ČR

A. Ověřování dokumentů v osobním styku

B. Ověřování dokumentů v poštovním styku

II. Důležitá upozornění

A. Obecná upozornění

B. Ověřování notářských listin

C. Ověřování dokladů totožnosti

D. Ověřování diplomů a dokladů o vzdělání

III. Vyšší ověření listin (tzv. superlegalizace)

A. Ověřování listin vydaných či ověřených českými orgány

B. Ověřování listin vydaných či ověřených orgány cizích států

IV. Zjednodušený postup (podle Úmluvy o Apostile)

A. Ověřování listin vydaných či ověřených českými orgány Apostilou (včetně seznamu smluvních stran Úmluvy o Apostile)

B. Ověřování listin vydaných či ověřených orgány cizích států Apostilou

V. Osvobození od požadavku vyššího ověřování listin (včetně relevantních ustanovení dvoustranných mezinárodních smluv)

I. Postup ověřování na Ministerstvu spravedlnosti ČR

A. Ověřování dokumentů v osobním styku Ověřování je na Ministerstvu spravedlnosti ČR vyřizováno během úředních hodin na počkání (do 10 dokumentů). Při počtu nad 10 ks budou dokumenty připraveny k vyzvednutí dle individuální domluvy. Osobní přítomnost žadatele, resp. osoby, na jejíž jméno je doklad vystaven, není nutná.

Pracoviště pro ověřování listin: Na Děkance 3, 128 10 Praha 2

Telefon: 221 997 473, 221 997 914, 221 997 935, 221 997 984

E-mail: moc@msp.justice.cz

Úřední hodiny: pondělí – čtvrtek / 8:00 – 12:00 hod.

 

 
B. Ověřování dokumentů v poštovním styku

Poštovní adresa (centrální podatelna):

Ministerstvo spravedlnosti ČR
mezinárodní odbor civilní
Vyšehradská 16
128 10  Praha 2

Ověření listin lze provést i na základě písemné žádosti zaslané v poštovní styku. Žadatel v průvodním dopisu (žádosti) uvede:

a) stát, ve kterém bude listina použita

b) svoji přesnou adresu, na kterou bude ověřená listina zaslána

c) telefonní číslo, event. e-mailovou adresu

d) potřebný počet kolků (volně vložených do obálky)

e) připojí vlastní listinu (event. již opatřenou potřebným předchozím ověřením)

Žádosti o Apostilu nebo vyšší ověření zasílané poštou je třeba adresovat na centrální podatelnu ministerstva: Ministerstvo spravedlnosti ČR, Vyšehradská 16, 128 10 Praha 2, nikoli na adresu detašovaného pracoviště.

II. Důležitá upozornění

A. Obecná upozornění Doporučujeme, aby si žadatelé vždy předem zjistili, jaké listiny a jaká ověření na nich bude příslušný cizí orgán požadovat. Bohužel v praxi dochází i k případům, kdy cizí orgány nerespektují ustanovení mezinárodních smluv a požadují apostilu či superlegalizaci listin i tam, kde je sjednáno mezinárodní smlouvou osvobození od ověřování listin pro použití v cizině.

Je třeba si zjistit rovněž to, zda cizí orgán požaduje originální doklad (např. originální výpis z živnostenského rejstříku), či mu postačí pouze ověřená kopie (např. notářsky ověřená kopie výpisu z živnostenského rejstříku – v takovém případě se ověření Ministerstvem spravedlnosti ČR vztahuje pouze k notářské doložce, nikoliv však k původní listině, z níž byla kopie pořízena).

B. Ověřování notářských listin Listiny od notářských úřadů lze ověřit pouze v případě, že jsou podepsány:

1) notářem, nebo

2) notářským kandidátem, který byl ustanoven zástupcem notáře, nebo

3) notářským kandidátem, který byl notářem pověřen k provádění legalizace
a vidimace  ve vztahu k cizině.

Listiny podepsané notářskými tajemníky či notářskými koncipienty nemohou být ověřeny pro použití v cizině. Doporučujeme proto hlásit v notářské kanceláři předem, že předmětná listina bude použita v zahraničí!

C. Ověřování dokladů totožnosti  –
Není přípustné pořizování ověřených kopií dokladů totožnosti českými orgány (občanský průkaz, cestovní pas, řidičský průkaz) – zakazuje to ustanovení § 73 odst. 2 zákona č. 358/1992 Sb., notářský řád, a § 9 písm. a) zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování. Ověření nemůže provést ani Ministerstvo spravedlnosti ČR.

–    V některých případech se však lze obrátit na zastupitelský úřad cizího státu v ČR s konzulární působností pro stát, v němž má být příslušná listina použita – kontaktní údaje lze nalézt na webových stránkách Ministerstva zahraničních věcí ČR: www.mzv.cz. Pozor, ne každý zastupitelský úřad tuto službu poskytuje – je třeba se jej předem dotázat.

–    Je také možné písemně požádat o výpis z informačního systému evidence občanských průkazů (dle § 18a zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech), resp. z informačního systému evidence cestovních dokladů (dle § 30a zákona č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech). Žádost se podává osobně u Ministerstva vnitra ČR (www.mvcr.cz) či u příslušného obecního úřadu obce s rozšířenou působností. Výpis pro účely použití v cizině musí být opatřen příslušnými dalšími ověřeními (Apostila, superlegalizace) – viz výše.

D. Ověřování diplomů a dokladů o vzdělání
Ověřování diplomů a dalších dokladů o vzdělání i jejich notářsky ověřených kopií pro použití v cizině probíhá následovně: 1) nejprve doklad ověří Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy ČR (MŠMT) a následně 2) Ministerstvo zahraničních věcí ČR (MZV). Ministerstvo spravedlnosti ČR tyto doklady, ani jejich ověřené kopie neověřuje, smyslem je předcházet rozmáhajícímu se padělání těchto dokladů.

III. Vyšší ověření listin (tzv. superlegalizace) podle § 62 zákona č. 97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním

Pro státy, v nichž neplatí ani Úmluva o Apostile, ani nebylo sjednáno osvobození od ověřování ve dvoustranné mezinárodní smlouvě o právní pomoci, se používá tzv. superlegalizace.

 

A. Ověřování listin vydaných či ověřených českými orgány

a) U justičních listin a listin vydaných nebo ověřených notáři je postup superlegalizace  třístupňový: 1) nejprve k listině připojí své vyšší ověření Ministerstvo spravedlnosti ČR, 2) poté k listině připojí své vyšší ověření Ministerstvo zahraničních věcí ČR, konzulární odbor (referát legalizace) a 3) nakonec listinu ověří zastupitelský úřad cizího státu, v němž má být listina použita, vykonávající působnost pro ČR.

b) Postup superlegalizace listin vydaných nebo ověřených orgány státní správy je uveden na webových stránkách Ministerstva zahraničních věcí ČR.

Překlady listin:

V případě požadavku superlegalizace úředního překladu listiny do cizího jazyka (opatřeného tlumočnickou doložkou soudního tlumočníka) je nutné, aby bylo razítko soudního tlumočníka nejprve ověřeno příslušným krajským soudem, u kterého je tlumočník veden. Poté může být tento překlad opatřen vyšším ověřením Ministerstva spravedlnosti ČR.

Správní poplatek:

Za vyšší ověření listin se na Ministerstvu spravedlnosti ČR vybírá správní poplatek ve výši 30,- Kč ve formě kolku (jeden kolek za ověření jednoho razítka). Kolky lze získat například na poště nebo jiném místě, kde se prodávají známky (některé trafiky). Upozorňujeme, že kolky nelze získat na Ministerstvu spravedlnosti ČR!

Pozn: Pokud jsou na jedné listině ověřovací doložky např. dvou notářů vztahující se k podpisům dvou odlišných osob, jsou potřeba 2 kolky. Pokud jsou však na jedné listině dvě ověřovací doložky od stejného notáře vztahující se k podpisům dvou odlišných osob, postačí 1 kolek.

B. Ověřování listin vydaných či ověřených orgány cizích států Cizí listiny ověřují orgány příslušného státu a zastupitelský úřad ČR v příslušném státě. V určitých případech může být cizí listina ověřena též Ministerstvem zahraničních věcí ČR – bližší informace na webových stránkách Ministerstva zahraničních věcí ČR.

IV. Zjednodušený postup (podle Úmluvy o Apostile)

–    podle Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (Haag, 5.10.1961, sdělení MZV č. 45/1999 Sb., „Úmluva o Apostile“) – pro ČR platí od 16.3.1999

Úmluva o Apostile zjednodušila postup ověřování veřejných listin, jež mají být použity v  cizích státech, které jsou smluvní stranou Úmluvy o Apostile (viz seznam států níže). Zjednodušené ověřování spočívá v jediném formálním úkonu, tj. v opatření ověřované listiny ověřovací doložkou, tzv. Apostilou. Odpadá tedy další ověřování listiny (např. zastupitelským úřadem státu, v němž má být listina použita).

Seznam smluvních států Úmluvy o Apostile:

·         Albánie

·         Andorra

·         Antigua a Barbuda

·         Argentina

·         Arménie

·         Austrálie

·         Ázerbajdžán

·         Bahamy

·         Barbados

·         Belgie

·         Belize

·         Bělorusko

·         Bosna a Hercegovina

·         Botswana

·         Brunej

·         Bulharsko

·         Cookovy ostrovy

·         Černá Hora

·         Česká republika

·         Čína – pouze Hong Kong a Macao

·         Dánsko

·         Dominika

·         Dominikánská republika

·         Ekvádor

·         Estonsko

·         Fidži

·         Finsko

·         Francie

(+ Fr. Polynesie, Affars a Issas, Guadelupe, Fr. Guyana, Komorské ostrovy, Martinik, Nová Kaledonie, Réunion, Svatý Pierre a Miquelon, Wallis a Futuna )

·         Grenada – od 7. 4. 2002 (do té doby vedena pod Velkou Británií)

·         Gruzie

·         Honduras

·         Chorvatsko

·         Indie

·          Irsko

·          Island

·          Itálie

·          Izrael

·          Japonsko

·          Jihoafrická republika

·          Kapverdy

·          Kazachstán

·          Kolumbie

·          Korejská republika

.      Kostarika – ověřování Apostilou od 14. 12. 2011

·          Kypr

.      Kyrgyzstán – ověřování Apostilou od 31. 7. 2011

·          Lesotho

·          Libérie

·          Lichtenštejnsko

·          Litva

·          Lotyšsko

·          Lucembursko

·          Maďarsko

·          Makedonie

·          Malawi

·          Malta

·          Marshallovy ostrovy

·          Mauricius

·          Mexiko

·          Moldávie

·          Monako

·          Mongolsko

·          Namibie

·          Německo

·          Niue

·          Nizozemí (+ Aruba, Curacao, Sint–Maarten + ostrovy Bonair, St. Eustatius a Saba   – od 10. 10. 2010 zanikly Nizozemské Antily)

·          Norsko

·          Nový Zéland

.      Omán – ověřování Apostilou od 13. 1. 2012

·          Panama

·          Peru

·          Polsko

·          Portugalsko

·          Rakousko

·          Rumunsko

·          Rusko

·          Řecko

·          Salvador

·          Samoa

·          San Marino

·          Seychely

·          Slovensko

·          Slovinsko

·          Spojené státy americké

(+ Americká Samoa, Guam, Severní Mariany (Northern Mariana Islands), Portoriko,    Panenské ostrovy Spojených států (Virgin Islands of the United States))

·          Srbsko

·          Surinam

·          Svatá Lucie

·          Svatý Kryštof a Nevis

·          Svatý Tomáš a Princův ostrov

·          Svatý Vincenc a Grenadiny

·          Svazijsko

·          Španělsko

·          Švédsko

·          Švýcarsko

·          Tonga

·          Trininad a Tobago

·          Turecko

·          Ukrajina

·          Velká Británie

(+ Jersey, the Bailiwick of Guernsey, Ostrov Man, Anguilla, Bermudy, Brititish Antarctic Territory, Britské Panenské ostrovy (British Virgins Islands), Britské Šalamounovy ostrovy (British Solomon Islands), Kajmanské ostrovy, Falklandské ostrovy, Gibraltar, Montserrat, Svatá Helena, Jižní Jiřího a Jižní Sendvičův Ostrovy (South Georgia and South Sandwich Islands, Turks a Caicos Islands)

·          Vanuatu

·          Venezuela

A. Ověřování listin vydaných či ověřených českými orgány Apostilou

Orgány pověřenými opatřit ověřované listiny Apostilou jsou v ČR:

a) pro listiny vydané justičními orgány ČR, včetně listin vydaných nebo ověřených notáři: Ministerstvo spravedlnosti ČR – mezinárodní odbor civilní;

b) pro ostatní listiny vydané nebo ověřené orgány státní správy nebo jinými orgány: Ministerstvo zahraničních věcí ČR – konzulární odbor (referát legalizace) – bližší informace na webových stránkách Ministerstva zahraničních věcí ČR.

Překlady listin:

Apostila může být připojena pouze na samotné veřejné listiny, nikoliv na úřední překlady listin do cizího jazyka. Proto doporučujeme pořídit překlad listiny až ve státě, kde se listina bude předkládat. Pokud by bylo např. z finančních důvodů žadatele nutné, aby překlad provedl soudní tlumočník v ČR, je vhodné zadat tlumočníkovi listinu k překladu až po jejím ověření Apostilou. Pokud by orgány cizího státu vyžadovaly, aby byl úřední překlad opatřen vyšším ověřením, lze využít pouze procesu superlegalizace uvedeného pod bodem III.

Správní poplatek:

Za ověření listiny Apostilou se vybírá správní poplatek ve výši 100,- Kč ve formě kolku (jeden kolek za ověření jednoho razítka). Kolky lze získat například na poště nebo jiném místě, kde se prodávají známky (některé trafiky). Upozorňujeme, že kolky nelze získat na Ministerstvu spravedlnosti ČR!

Pozn: Pokud jsou na jedné listině ověřovací doložky např. dvou notářů vztahující se k podpisům dvou odlišných osob, jsou potřeba 2 kolky. Pokud jsou však na jedné listině dvě ověřovací doložky od stejného notáře vztahující se k podpisům dvou odlišných osob, postačí 1 kolek.

B. Ověřování listin vydaných či ověřených orgány cizích států Apostilou

Seznam apostilních úřadů cizích států je možno nalézt na  webových stránkách Haagské konference (pod záložkou „Authorities“ v pravém horním sloupci).  Pod záložkou „Status table“ lze nalézt aktualizovaný seznam smluvních států úmluvy a datum, od kdy vstoupila pro ten který stát úmluva v platnost.

 

V. Osvobození od ověřování listin superlegalizací nebo Apostilou

Některé dvoustranné mezinárodní smlouvy o právní pomoci stanoví osvobození od povinnosti opatřovat veřejnou listinu vydanou orgány druhé smluvní strany dalším ověřením. Osvobozeny mohou být všechny veřejné listiny nebo pouze některé typy veřejných listin.

Seznam států, s nimiž má ČR uzavřenu dvoustrannou smlouvu o právní pomoci, ve které jsou specifikovány veřejné listiny, jež jsou osvobozeny od dalšího ověření:

·                Afghánistán – č. 44/1983 Sb.

·                Albánie – č. 97/1960 Sb.

·                Alžírsko – č. 17/1984 Sb.

·                Belgie – č. 59/1986 Sb. – pouze pro listiny související s dožádáním soudu

·                Bělorusko – č. 95/1983 Sb.

·                Bosna a Hercegovina – č. 207/1964 Sb.

·                Bulharsko – č. 3/1978 Sb.

·                Černá hora – č. 207/1964 Sb.

·                Francie – č. 83/1985 Sb.

·                Gruzie – č. 95/1983 Sb.

·                Chorvatsko – č. 207/1964 Sb.

·                Itálie – č. 508/1990 Sb. – pouze pro listiny související s dožádáním soudu

·                Jemen – č. 76/1990 Sb.

·                KLDR – č. 93/1989 Sb.

.         Kosovo – č. 207/1964 Sb.

·                Kuba – č. 80/1981 Sb.

·                Kypr – č. 96/1983 Sb.

·                Kyrgyzstán – č. 95/1983 Sb.

·                Maďarsko – č. 63/1990 Sb.

·                Makedonie (FYROM) – č. 207/1964 Sb.

·                Moldavsko – č. 95/1983 Sb.

·                Mongolsko – č. 106/1978 Sb.

·                Polsko – č. 42/1989 Sb.

·                Portugalsko – č. 22/1931 Sb.

·                Rakousko – č. 9/1963 Sb.

·                Rumunsko – č. 1/1996 Sb.

·                Rusko – č. 95/1983 Sb.

·                Řecko – č. 102/1983 Sb. – pouze pro listiny související s dožádáním soudu

·                Slovensko – č. 209/1993 Sb.

·                Slovinsko – č. 207/1964 Sb.

·                Srbsko – č. 207/1964 Sb.

·                Sýrie – č. 8/1986 Sb.

·                Španělsko – č. 6/1989 Sb.

·                Švýcarsko – č. 9/1928 Sb.

·                Ukrajina – č. 123/2002 Sb.m.s. 

·                Uzbekistán – č. 133/2003 Sb.m.s.

·                Vietnam – č. 98/1984 Sb.

Poznámka: Dne 10. listopadu 2010 byla v oficiálním deníku Latvijas Véstnesis publikována novela zákona 56/2007 Zákon o legalizaci dokumentů Lotyšské republiky „Změna v Zákoně o legalizaci dokumentů“, která vstoupila v platnost dne 24. listopadu 2010. V souladu s uvedeným zákonem Lotyšsko jednostranně ruší legalizační požadavek pro veřejné listiny vystavené členskými zeměmi Evropské unie, Evropské ekonomické zóny a  Švýcarskou konfederací, které budou předkládány lotyšským orgánům.

Zdroj: Ministerstvo spravedlnosti ČR

Napsat komentář

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

Komentujete pomocí vašeho WordPress.com účtu. Log Out / Změnit )

Twitter picture

Komentujete pomocí vašeho Twitter účtu. Log Out / Změnit )

Facebook photo

Komentujete pomocí vašeho Facebook účtu. Log Out / Změnit )

Google+ photo

Komentujete pomocí vašeho Google+ účtu. Log Out / Změnit )

Připojování k %s